Ombudet hadde behandlet saken på eget initiativ på bakgrunn av flere henvendelser om seksuell trakassering ved fakultet Y. Uttalelse av 12. april 2010 ble påklaget av Universitetet i X.

Ombudet konkluderte for det første med at ledelsen ved universitetet likevel hadde oppfylt plikten til å forebygge seksuell trakassering. Det var fremlagt nye opplysninger i saken som i betydelig grad tilsa en omgjøring. Det var dokumentert, i større grad enn tidligere, en rekke planlagte og iverksatte tiltak for å forebygge trakassering. Hovedvernombudet vurderte også disse tiltakene som tilfredsstillende.

Ombudet konkluderte deretter med å henlegge saken om hvorvidt ledelsen ved Universitetet i X hadde oppfylt plikten til å søke å hindre trakassering ved håndtering av varsel om seksuell trakassering fra blant annet A. Det avgjørende var at forholdet lå 12 år tilbake i tid og at det knyttet seg usikkerhet til hva som faktisk hadde skjedd. Av den grunn gav ikke ombudet en uttalelse om loven var brutt eller ikke.

Ombudet presiserte tilslutt hva som generelt skal til for at en virksomhet oppfyller plikten til å forebygge og å søke å hindre trakassering etter diskrimineringsregelverket. Det ble blant annet uttalt at virksomheter må utarbeide rutiner for registrering og behandling av saker om trakassering. Det forventes videre at man forholder seg aktivt til disse.

Konklusjon

Universitetet i X oppfyller plikten til å forebygge trakassering, jf. likestillingsloven § 8a tredje ledd.

Ombudet har etter en skjønnsmessig helhetsvurdering valgt å henlegge spørsmålet om Universitetet i X oppfylte plikten til å søke å hindre trakassering ved håndteringen av varsel om seksuell trakassering fra A, jf. diskrimineringsombudsloven § 3 femte ledd.

***

Ombudet vil kontrollere universitetets oppfølging av tiltakene i den årlige kontrollen av aktivitets- og rapporteringspliktene i likestillingsloven § 1a, diskrimineringsloven § 3a og diskriminerings- og tilgjengelighetsloven § 3.

• Saksnummer: 09/1680
• Lovanvendelse: likestillingsloven av 1978 § 8a tredje ledd
• Uttalelsen: 29. oktober 2010

Behandling i Likestillings- og diskrimineringsnemnda

A, som hadde varslet om seksuell trakassering ved fakultet Y, klaget på ombudets uttalelse av 29. oktober 2010. Ombudet vurderte klagen, og kom til at hun ikke hadde klagerett. Ombudet hadde behandlet saken på eget initiativ og av den grunn ble ikke A ansett som formell part i saken.

Den 30. september 2013 ba A imidlertid om gjenopptakelse av saken. Ombudet konkluderte med, i brev av 26. november 2013, at det var en saksbehandlingsfeil at A var blitt fratatt klageadgangen.

A klaget på nytt over uttalelsen. Ombudet vurderte klagen, men kom til at det ikke var grunnlag for å omgjøre. Saken ble sendt til Likestillings- og diskrimineringsnemnda. Nemnda behandlet klagen i møte av 15. oktober 2014. Klagens materielle og prosessuelle spørsmål ble behandlet i hvert sitt vedtak.

Når det gjaldt det materielle spørsmålet om Universitetet i X hadde oppfylt sin plikt til å forebygge seksuell trakassering ved fakultet Y, så opprettholdt nemnda ombudets konklusjon. En enstemmig nemnd la, i likhet med ombudet, betydelig vekt på at universitet i klageadgangen hadde dokumentert at det ble arbeidet aktivt for å forebygge trakassering og at hovedvernombudet vurderte disse tiltakene som tilfredsstillende.

Når det gjaldt det prosessuelle spørsmålet om ombudets henleggelse skulle tas til følge, så opprettholdt nemnda også ombudets konklusjon. Nemda viste til ombudets begrunnelse for henleggelsen og var i hovedsak enig i ombudets vurderinger.

I tillegg bemerket nemnda at det å varsle en arbeidsgiver om seksuell trakassering er en alvorlig sak for alle involverte. Denne saken gjaldt forhold som lå mange år tilbake i tid. Sakens faktum og hendelsesforløpet i etterkant av As varsel fremstod av den grunn som uklart. Selv om A ikke kunne lastes for ombudets lange saksbehandlingstid, så endret ikke dette nemdas konklusjon i saken.

Lenkes til nemdas to uttalelser:

• Sak 54/2014 (ombudets henleggelse/prosessuelle spørsmål)
• Sak 16/2014 (materielle spørsmål)

OMBUDETS UTTALELSE

Sakens bakgrunn

I uttalelse av 12. april 2010 konkluderte Likestillings- og diskrimineringsombudet med at Universitetet i X ikke hadde gjort nok for å forebygge og søke å hindre trakassering skjer innenfor sitt ansvarsområde, jf. likestillingsloven § 8a tredje ledd. I brev av 6. mai 2010 (heretter ”klagen”) ba universitetet ombudet trekke uttalelsen fordi konklusjonen er basert dels på mangelfullt og dels feilaktig grunnlag.

I ombudets uttalelse av 12. april 2010 ble resultatene fra arbeids- og læringsmiljøundersøkelsen ved Y fakultet brukt som et argument for at universitetet ikke hadde oppfylt sin plikt til å forebygge trakassering. Til dette har universitetet tre merknader.

For det første påpeker universitetet at undersøkelsen først var ferdig i desember 2009, med andre ord etter at universitetet hadde svart på ombudets anmodning om redegjørelse. Universitetet ble heller ikke gitt anledning til å kommentere undersøkelsen før ombudets uttalelse forelå.

For det andre mener universitetet at ombudet har misforstått og brukt resultatene feil. Universitetet viser blant annet til at ombudet i sin uttalelse la til grunn at 40 % av respondentene selv hadde opplevd trakassering, mens undersøkelsen viser at det var 40 % av masterstudentene som selv hadde opplevd eller vært vitne til trakassering og uakseptabel atferd.

For det tredje understreker universitetet at tallene i undersøkelsen ikke viser til seksuell trakassering, men øvrige former for trakassering.

Samlet sett gir dette etter universitetets syn et annet bilde enn det ombudet legger til grunn. I klagen gir universitetet også en oversikt over planlagte og iverksatte tiltak for å hindre trakassering:

• Tiltaksplan for å forhindre plagsom/truende seksuell oppmerksomhet
• Utarbeidelse av etiske retningslinjer for veiledere
• Gjennomføring av ovenfor nevnte arbeids- og læringsmiljøundersøkelse og oppfølging av denne
• Telefonlinje hvor ansatte og studenter kan varsle om kritikkverdige forhold
• Etablering av en arbeidsgruppe som skal jobbe med seksuell trakassering. Som ledd i arbeidet til denne gruppen, ble det laget nye retningslinjer.
• Utarbeidelse av nye varslingsrutiner
• Arbeid med etablering av mentorordninger, og intensivert informasjon og bevisstgjøring omkring de etiske retningslinjene.

I brev av 20. mai opplyser hovedverneombudet ved universitetet, C, at hun har fått presentert hvilke tiltak universitetet har iverksatt for å forhindre trakassering, og at hun er fornøyd med disse.

Når det gjelder universitetets plikt til å søke å hindre trakassering, viste ombudet i sin uttalelse til at håndteringen av varsel om seksuell trakassering fra A, ikke var dokumentert.

I klagen skriver universitetet at de er kjent med en varsling fra A i 1998 angående uønsket seksuell oppmerksomhet fra hennes veileder. Varslingen gjaldt uønsket seksuell oppmerksomhet, ikke voldtekt eller andre seksuelle overgrep. På bakgrunn av varselet ble det avholdt et møte mellom A, hennes veileder, B og studierektor. I møtet ble partene enige om at det skulle oppnevnes ny biveileder, ny arbeidsplass ved Geriatrisk avdeling ved Z sykehus, samt at det skulle etableres ny administrativ tilknytning. Veilederen fikk også muntlig påtale om at slik atferd var uakseptabel.

Universitetet hevder at det i perioden etter møtet i 1998 ikke var indikasjoner på at A fremdeles ble utsatt for seksuell trakassering. Universitetet hevder at A og hennes veileder i denne perioden hadde utstrakt faglig og sosial kontakt, og viser blant annet til at A og hennes veileder publiserte artikler sammen, reiste på ferie sammen og at A i forordet til sin doktorgrad fra 2004 takker sin veileder i meget rosende ordelag.

Ombudet har på eget initiativ innhentet kopi av rapport fra politiavhør av As veileder, foretatt 15. februar 2010. Følgende utdrag er oversendt universitetet for eventuelle kommentarer:

[unntatt offentlighet]

I brev av 1. oktober 2010 skriver universitetet at det:

”er riktig at [veilederen] før møtet 06.11.1998 […] ikke ble kalt inn til noen samtale med daværende dekan D om eventuelle doble relasjoner fordi ingen av hans overordnede var kjent med at det skulle være noe forhold mellom [veilederen] og A. Når ledelsen ved Y fakultetet fikk varsel om seksuell trakassering ble det kalt inn til et møte”.

Universitetet skriver videre at veilederen fikk en muntlig påtale om at adferden var uakseptabel på møtet 6. november 1998, jf. ovenfor. Etter møtet (25. november 2010) ble det sendt ut et brev, signert av studierektor E, til A, B og veilederen, med følgende ordlyd:

”Ang. endring av veileder- og arbeidsforhold for stip. A, ref. brev av 28.10.98. som vedlegg til fremdriftsrapporten.

I møte 16.11.98 ble en enige om følgende endringer:

1. Professor F, med.fak. går inn som veileder i tillegg til G og H.
2. Stip. A sikres arbeidsplass ved Geriatrisk avd. Z sykehus.
3. Stip. A knyttes etter eget ønske administrativt til faggruppe Oral medisin og oral kirurgi ved overgang til ny klinikkstruktur 1.1.99.”

Fra universitetets brev av 1. oktober 2010 siteres følgende:

[Unntatt offentlighet på grunn av referanser til politiavhør]

Rettslig grunnlag

Ombudet kan gi uttalelse om et forhold er i strid med likestillingsloven eller ikke, jf. diskrimineringsombudsloven § 3 tredje ledd, jf. § 1 andre ledd nr. 1.

Ledelsen i utdanningsinstitusjoner har ansvar for å forebygge og søke å hindre trakassering på grunn av kjønn og seksuell trakassering, jf. likestillingsloven § 8a tredje ledd. Bestemmelsen omfatter plikt til å forebygge at trakassering skjer, og plikt til å søke å hindre at trakassering fortsetter hvor det foreligger en påstand om at trakassering forekommer.

Tilsvarende plikter til å forebygge og søke å hindre trakassering på grunn av nedsatt funksjonsevne, etnisitet, nasjonal opprinnelse, avstamning, hudfarge, språk, religion og livssyn følger av diskriminerings- og tilgjengelighetsloven § 6 femte ledd og diskrimineringsloven § 5 tredje ledd.

Med plikt til å forebygge trakassering menes tiltak av preventiv karakter, som for eksempel iverksetting av holdningskampanjer og utforming av retningslinjer.

Plikten til å søke å hindre vil omfatte en plikt til å gripe fatt i aktuelle problemer og å utrede hva som har skjedd og komme fram til en løsning. Det er tilstrekkelig at den ansvarlige har forsøkt å hindre trakasseringen, det kreves ikke at trakasseringen faktisk er forhindret. Den trakasserte skal ikke måtte bevise at trakassering har skjedd.

Ombudets vurdering

Ombudet skal ta stilling til om det er fremkommet nye opplysninger i saken som tilsier en omgjøring av ombudets uttalelse av 12. april 2010.

Universitetets plikt til å forebygge trakassering:

Med plikt til å forebygge trakassering menes tiltak av preventiv karakter, som for eksempel iverksetting av holdningskampanjer og utforming av retningslinjer.

I uttalelsen av 12. april 2010 konkluderte ombudet med at universitetet ikke hadde oppfylt denne plikten. I uttalelsen ble det vist til arbeids- og læringsmiljøundersøkelsen ved Y fakultet. Universitetet hevder ombudet har fremstilt resultatene fra undersøkelsen feil. I uttalelsen heter det at ” ca 40 % av respondentene har opplevd trakassering”, mens det korrekte er at ”40 % av masterstudentene selv hadde opplevd eller vært vitne til trakassering og uakseptabel atferd”. Ombudet er enig med universitetet i at dette gir et noe annerledes bilde, men ombudet mener fremdeles at tallene er bekymringsfulle.

Universitetet påpeker også at tallene fra undersøkelsen ikke viste til seksuell trakassering, ”men øvrige former for trakassering”. Til dette vil ombudet bemerke at heller ikke ombudet viste til seksuell trakassering, men at det ut fra konteksten kan oppfattes som om det er seksuell trakassering det vises til. Ombudet vil presisere at alle former for trakassering er uakseptabel og at universitetet har en plikt til å forebygge også andre former for trakassering enn seksuell trakassering, jf. diskriminerings- og tilgjengelighetsloven § 6 femte ledd og diskrimineringsloven § 5 tredje ledd.

I klageomgangen har universitetet i større grad enn tidligere dokumentert planlagte og iverksatte tiltak for å forebygge trakassering, blant annet:

• Tiltaksplan for å forhindre plagsom/truende seksuell oppmerksomhet
• Utarbeidelse av etiske retningslinjer for veiledere
• Gjennomføring av ovenfor nevnte arbeids- og læringsmiljøundersøkelse og oppfølging av denne
• Telefonlinje hvor ansatte og studenter kan varsle om kritikkverdige forhold
• Etablering av en arbeidsgruppe som skal jobbe med seksuell trakassering. Som ledd i arbeidet til denne gruppen, ble det laget nye retningslinjer.
• Utarbeidelse av nye varslingsrutiner
• Arbeid med etablering av mentorordninger, og intensivert informasjon og bevisstgjøring omkring de etiske retningslinjene. Det tillegges også betydelig vekt at hovedverneombud C vurderer tiltakene som tilfredsstillende.

Etter ombudets vurdering har universitetet i klageomgangen dokumentert at de arbeider aktivt for å forebygge trakassering.

Ombudet har derfor kommet til at det er grunn til å omgjøre uttalelsen av 12. april 2010 hva gjelder plikten til å forebygge trakassering, jf. likestillingsloven § 8a tredje ledd.

Universitetets plikt til å søke å hindre trakassering:

Når det gjelder plikten til å søke å hindre trakassering, innebærer denne en plikt til å gripe fatt i aktuelle problemer og å utrede hva som har skjedd og komme fram til en løsning. Det er tilstrekkelig at universitetet har forsøkt å hindre trakasseringen, det kreves ikke at trakasseringen faktisk er forhindret.

Ombudet tok opp spørsmålet om universitetet hadde oppfylt plikten til å søke å hindre trakassering på bakgrunn av en rekke henvendelser om det psykososiale miljøet på Y fakultet. Ingen av de som henvendte seg til ombudet ønsket å stå frem med navn, bortsett fra A som hevdet å ha varslet universitetet om seksuell trakassering fra sin veileder over flere år.

I uttalelsen av 12. april 2010 tok ombudet derfor utgangspunkt i hvordan universitetet hatt håndtert denne konkrete saken. Ombudet konkluderte med at universitetet ikke hadde fremlagt noen form for dokumentasjon på hvordan varselet fra A var håndtert, og at plikten til å søke å hindre trakassering etter likestillingsloven § 8a tredje ledd, derfor ikke var oppfylt.

I klageomgangen har universitetet lagt frem noe dokumentasjon på hvordan varselet fra A i 1998 ble håndtert. I tillegg har ombudet innhentet kopi av politiavhør av As veileder. Til tross for dette er det uklart for ombudet hvordan saken ble håndtert. Dette skyldes svært begrensede møtereferater fra universitetets side, og at As veileder… [unntatt offentlighet på grunn av referanser til politiavhør].

I utgangspunktet ligger det til universitet å dokumentere hvordan varsel er håndtert. I denne saken ligger imidlertid forholdet 12 år tilbake i tid og det kan derfor ikke stilles samme krav til dokumentasjon som dersom det hadde vært snakk om et nyere forhold. Til sammenligning fremgår det av Statens Personalhåndbok pkt 2.14.6.1 at anmerkning om ordensstraff normalt skal slettes etter fem år.

Når det er usikkerhet knyttet til et forhold som ligger såpass langt tilbake i tid, er ombudet etter en skjønnsmessig helhetsvurdering kommet til at det ikke er grunnlag for å gi en uttalelse om loven er brutt eller ikke. Ombudet henlegger derfor spørsmålet om universitetet har oppfylt sin plikt til å søke å hindre trakassering etter likestillingsloven § 8a tredje ledd, jf. diskrimineringsombudsloven § 3 femte ledd.

Selv om ombudet ikke gir en uttalelse om loven er brutt eller ikke, vil ombudet presisere følgende.

I flere saker (se for eksempel ombudets sak 10/394) har ombudet lagt til grunn følgende for at plikten til å forebygge og å søke å hindre trakassering etter likestillingsloven § 8a tredje ledd, diskriminerings- og tilgjengelighetsloven § 6 femte ledd og diskrimineringsloven § 5 tredje ledd, skal være oppfylt:

1. Virksomheten må ha en klar og uttalt nulltoleranse for trakassering. Dette må gjøres kjent for de ansatte gjennom allmøter, intranett eller lignende.
2. Virksomheten må gi ansatte opplæring i hva som regnes som trakassering og diskriminering. Ombudet anbefaler at denne opplæringen gjennomføres i forbindelse med det ordinære HMS-arbeidet.
3. Virksomheten må ha skriftlige rutiner for registrering og behandling av saker om trakassering.

Dersom Universitetet i X, eller andre, mottar varsel om trakassering, må det kunne forventes at:

1. Det gjennomføres møter med den som mener å være utsatt for trakassering og den som er beskyldt for trakassering. Dette er etter ombudets vurdering en forutsetning for å kunne avklare hva som har skjedd.
2. Eventuelle tiltak for å hindre trakasseringen må skriftliggjøres.
3. Dersom møtene gir grunnlag for påtale eller andre reaksjoner, må dette nedtegnes skriftlig.
4. Det skrives referat fra møtene hvor det tydelig fremgår bakgrunnen for møtet, hva som ble diskutert og hvilke tiltak man eventuelt ble enige om. Dette referatet må underskrives av alle parter for å sikre notoritet.
5. Det gjennomføres en oppfølgningssamtale med den som har varslet om trakassering for å avklare om tiltakene har medført at trakasseringen har opphørt.

Dersom virksomheten har utarbeidet interne retningslinjer, som i dette tilfellet ”Etiske retningslinjer for veiledere ved X”, må det kunne forventes at man forholder seg aktivt til disse.

Konklusjon

Universitetet i X oppfyller plikten til å forebygge trakassering, jf. likestillingsloven § 8a tredje ledd.

Ombudet har etter en skjønnsmessig helhetsvurdering valgt å henlegge spørsmålet om Universitetet i X oppfylte plikten til å søke å hindre trakassering ved håndteringen av varsel om seksuell trakassering fra A, jf. diskrimineringsombudsloven § 3 femte ledd.