Kapittel 4: Styring og kontroll i verksemda

4.1. Styring og kontroll

LDO sin visjon er eit likestilt samfunn der makta og moglegheit for påverknad er likare fordelt, fridomen tilgjengeleg for alle og enkeltmennesket sin verdi ukrenkeleg. I strategien for perioden 2014-2016 har LDO satt fem veivalg, se kapittel 3. For best mogleg å oppnå mål og resultat har vi i arbeidet med tryggleik og risikovurdering særleg hatt merksemd på ei sikker IKT-drift, ei rask og effektiv saksbehandling med god kvalitet, tryggleik for våre tilsette og at LDO skal vere godt rusta for kriser. Hausten 2016 har ombodet lagt ei ny strategi for perioden 2017-2022 med fem prioriterte områder: arbeid, skole og utdanning, helse og omsorg, kjønnsbasert vald og trakassering og hatytringar og hatkriminalitet.

LDO fører rekneskap etter SRS – statleg rekneskapsstandard. LDO sine rutinar innan økonomi og rekneskap skal bidra til sikker og effektiv drift og gjere ombodet mindre sårbar.

Sikker IKT-drift

Vi viser til Handlingsplan med spesifiserte tiltaksområder for informasjonssikkerhet i statsforvaltninga. Drift og utveklingsavdelinga har det øvste ansvaret når det gjeld system og rutinar for informasjonstryggleik.

I 2016 har LDO valt fire av dei fem tiltaksområda. Vi har jobba med disse områda jamleg og skal følge opp i 2017. Disse er:

• Styring og kontroll
• Tryggleik i digitale tenester
• Digital beredskap
• Tryggleik i nasjonale felleskomponenter

Styring og kontroll

I 2016 la LDO vekt på å forsterke inngangskontroll og tilgangskontroll, sentralisert styringssystem, spamfilter og oppdateringsrutinar. LDO har også gjennomført en monitoreringsprosess for å kunne effektivisere systemet. Dette arbeidet vil LDO halde fram med i 2017. I tillegg må alle nye medarbeidarar signere teielovnad. Alle tilsette må signere LDO sin IKT-brukeravtale.

Tryggleik i digitale tenester og digital beredskap

I 2016 har LDO gjennomført rutinar på backup og årlege beredskapsøvingar. LDO gjennomfører IKT-kriseøvingar to gonger i året. Øvingane er basert på fire ulike scenario – straumbrot, brot av nett-kommunikasjon, øydelagte kontorlokalar og dataangrep. 

Tryggleik i nasjonale felleskomponenter

I 2016 har LDO tatt i bruk felleskomponenter som Difi har laga. LDO gjekk over til fullelektronisk saksbehandling og arkiv i februar 2016. Sikker digital postkasse er ein integrert del av vårt saksbehandlingssystem. LDO har planar om å integrere ID-portalen og vurderer å innføre e-signatur i løpet av 2017.

LDO følger med Difi sitt nettverk for informasjonstryggleik jamleg for å holde oss oppdatert på staten sin digitaliseringsplan. Tiltaka er tilpassa til LDO sitt behov. IKT-drifta i heile 2016 har vært god. Arbeid på tiltaksområda vil halde fram i 2017.

Lovhandheving og saksbehandlingstid

Saksbehandlinga i LDO kan vere ein risikofaktor når det gjeld vår måloppnåing. Vi har jobba lenge med å få sakshandsamingstida ned, med vekt på målet om å gi folk rask, relevant og god bistand. Saksbehandlingstida har gått betydeleg ned i 2016. Sjå meir om dette i 3.1.

Tryggleik for våre ansatte

LDO skal vere eit reelt lavterskeltilbod. Folk skal for eksempel kunne kontakte ombodet ved personleg frammøte og få snakke med våre saksbehandlarar. LDO har utarbeida ein eigen tryggleiksinstruks til bruk ved førstegongs personleg frammøte. Denne instruksen blir oppdatert jamleg og alle tilsette får jamleg informasjon. I tillegg er det eit eige opplegg for dei som arbeidar i LDO sin førstelinje. Tryggleik for medarbeidarane er alltid prioritert hos oss.

Kriseberedskap

Ombodet har laga ein kriseplan. Planen er uspesifikk kva gjeld scenario. Den er kortfatta og vektlegg det som er nyttig for ombodet sin leiing i ei krise.

Kriseplanen er eit dynamisk dokument som vert oppdatert fortløpande, seinast hausten 2016. Alle leiarane har kriseplana lett tilgjengeleg, både på kontoret, på mobilen og heime. Sjå kopi av kriseplanen vedlagt denne årsmeldinga. På grunn av utskiftningar i leiargruppa, vil det bli avvikla ein ny kriseøving i mars 2017.

Varlingsrutinar

LDO har intern rutine for varsling som inkluderer ein varslingsplakat som henger godt synleg i våre lokal. I rutinane fokuserer vi på at varsling er både ein plikt og ein moglegheit. Våre varslingsrutinar gir rettleiing til både den som varslar og til leiinga som skal handsama den.

Universell utforming i eigne lokaler

Likestillings- og diskrimineringsombodet har holdt til i dei same moderne lokala i Oslo sentrum siden hausten 2009. I forbindelse med flyttinga til nye lokalar var det viktig å sikre god tilgjengelegheit. Dette heng og saman med at ombodet skal arbeide for å sikre universell utforming av samfunnet.

Det er teleslyngeanlegg i kontorlokala og i felles møterom i bygget. Krava til universell utforming gjeld dører (dei fleste utan dørstokkar), toalett, skilting og leielinjer for synshemma i golvet. Det er også leielinjer i golvet ved heisane. Ombodet har interne rutinar for å ta seg av tilsette sine behov for tilrettelegging. Nye medarbeidarar får tilbod om ein samtale om tilrettelegging kort tid etter at dei har starta opp i stillinga og vi har eit eige skjema for samtalen.

IKT-arkitektur

IKT-strukturen i ombodet følger dei sju arkitekturprinsippa:

• tenesteorientering
• interoperabilitet
• tilgjengelegheit
• tryggleik
• openheit
• fleksibilitet
• skalerbarhet

Disse krava er grunnleggande for analyse, design, utvikling og testing av IKT-løysingar. Føremålet med prinsippa er å gjere løysingane meir brukarorienterte og kostnadseffektive, noko som også er eit overordna mål for ombodet. Ved systemendringar vil ombodet dokumentere etterleving av arkitekturprinsippa i offentlege verksemder ved hjelp av sjølvdeklarasjonsskjemaet som finnast på Prosjektvegvisaren hos Difi. Ombodet følger Rundskriv P4/2011, som er obligatorisk for offentleg sektor.

Ombodet har også oppfylt krava i Digitaliseringsrundskrivet om digital postkasse (Sikker digital postkasse, SDP). Ombodet starta i 2015 arbeidet med overgang til helelektronisk saksbehandling og arkiv. Funksjonen om å ekspedere mot digital postkasse blei etablert. I 2016 fokuserte ombodet på opplæring av fagsystemet og ein best mogleg IKT-struktur. Å redusere saksbehandlingstida har og vært målet i 2016. Innføringa av helelektronisk saksbehandling har bidratt til en meir effektiv saksbehandlingsprosess. Brukarane til fagsystemet, korrigering av malar, best mogleg fagsystem og oppdatering har vært sentralt i arbeidet innan IKT-arkitektur i 2016.

Ombodet jobber også mye med openheit, og tilgjengelegheit og universell utforming er eit av LDO sine satsingsområder. I regjeringas digitaliseringsprogram heiter det at den statlege forvaltninga skal vere tilgjengeleg på nett så langt det lar seg gjere. Ombodet publiserar informasjon på nettsida si i maskinlesbart format etter gjeldande lovverk og forskrifter. Informasjonen blir publisert på www.ldo.no ved bruk av ein open og godkjent standard etter Referansekatalog for IT-standardar i offentleg forvalting. Formata er ved publisering ferdigstilte dokument meint for lesing. Offentleglova blir fulgt når offentlege dokument blir publiserte på ombodet sin nettside saman med den offentlege postjournalen.

Sosiale krav i samanheng med innkjøp i 2016

Sidan 2014, uavhengig av storleiken på LDO sine anskaffingar, har ombodet lagt til rette for at sosiale krav skal veie minst 20 prosent i prosessen for å kunne utvise samfunnsansvar. Dette gjeld både sosiale, etiske og miljømessige krav til at arbeidstakarane som har vore involvert i produksjon av varer og tenester vi forbruker, har hatt anstendige arbeidsforhold og arbeidsvilkår, og at selskapa opererer i tråd med menneskerettane og gjeldande internasjonale og nasjonale miljøkrav og -standarar. I tillegg følger LDO ILO sin kjernekonvensjon.

LDO deltar i fagrådet til Statens innkjøpssenter som blei etablert i janar 2016.

Kompetanseheving i LDO

LDO er avhengig av kontinuerleg fagleg utvikling og oppdatering for å gjennomføre arbeidsoppgåvene som ligg til organisasjonen sitt mandat. Mykje av den faglege utviklinga vil til ei kvar tid ligge til ombodet sine hovudoppgåver: lovhandheving, rettleiing og eit aktivt likestillingsarbeid.

Avdelingsleiarane i LDO, i dialog med sine tilsette, er ansvarlege for å sørge for at dei tilsette til ei kvar tid har rett kompetanse til å ivareta oppgåvene.

LDO har god kompetanse til å ta hand om våre kjerneoppgåver. Vi har ein god balanse mellom ulike fagområder, mellom spesialkompetanse og breddekompetanse og på utviklingsarbeid. Det er likevel behov for å få styrka og halde ved like kompetansen på fleire områder for å gjennomføre våre aktivitetar på ein god måte og å gjere verkeleg veivala vi til ei kvar tid sett oss.

Vi har fast tradisjon for å sørge for god oppdatering på internasjonal rettsutvikling på vårt arbeidsfelt, blant anna gjennom Equinet, det europeiske nettverket for statlege organ tilsvarande Likestillings- og diskrimineringsombodet. Vi har også opparbeida eit godt nettverk for fagleg oppdatering og utvikling innan menneskerettane. Det blir sett av eit fast beløp pr ansatt i LDO for å ta hand om kompetanseutviklinga i organisasjonen og for den enkelte. Ein av våre seniorrådgjevarar hospiterte i København i regi av den nordiske tenestemannsutvekslinga og vi har også hatt ein av våre juristar på hospitering hos Difi og ein jurist hos BLD. Ombodet deltar også i statlege nettverk innan HR, mangfald og drift/økonomi.

4.2 Aktivitetsplikta som arbeidsgjevar

Aktivitetsplikta som arbeidsgivar er viktig for oss. Vi har dei siste åra fokusert på likestilt rekruttering. Satsinga har to hovudmålsettingar:

1. Sørge for at LDO sin rekruttering er profesjonell, likestilt og ikkje-diskriminerande og
2. Sørge for at LDO kan gi betre rettleiing om likestilt rekruttering eksternt.

Som ein del av arbeidet har vi vurdert eigen rekrutteringspraksis og utvikla eit rammeverk for likestilt rekruttering.

Vi har gått gjennom alle dei styrande dokumenta for rekruttering og ombodet sin eigen praksis for rekruttering for å identifisere diskrimineringsrisiko. Vi stilte spørsmålet om kvar det er fare for at det vi gjer i rekruttering får ulike verknadar for personer frå ulike grupper. Arbeidet med ombodet sin rekrutteringspraksis er ført vidare som eit eige satsingsområde i 2017.

Ombodet har i løpet av 2016 vore gjennom ein rekruteringsprosess for ny kommunikasjonssjef. Den som ble funnet best kvalifisert var ein mann. Detta auka prosentdelen av menn i leiargruppa med 20 prosent. I tillegg slutta fleira av ombodet sine erfarne kvinnelege seniorrådgjevarar i løpet av 2016. Dei er ikkje med på lønnsoversikta i tabell 8, siden dei har slutta i 2016. Det har medført at lønnsforskjellane mellom kvinner og menn har blitt endra samanlikna med året før.

Likestillings- og diskrimineringsombodet har ikkje store lønnsforskjellar. Samstundes er ombodet sin kjønnssamansetning typisk for ein kvinnedominert verksemd i offentleg sektor. Kvinner dominerar på dei lågaste stillingsnivåa. I ombodet gjeld dette konsulent, førstekonsulent og rådgjevar. Det inneber at utskiftningar på leiarnivå kan få konsekvensar for dei samla lønnsforskjellane mellom kvinner og menn.

Sjølv om ombodet har små lønnsforskjellar mellom kjønna, er vi opptatt av å følgja utviklinga. Etter ein analyse av situasjonen meinar ombodet at dette heng saman med karrieremoglegheitar.

Inkluderande arbeidsliv

Med signering av ny Samarbeidsavtale om eit meir inkluderande arbeidsliv, blei det lagt meir arbeid i at mål- og aktivitetsplanen knytta til denne skulle sjåast i samanheng med heile arbeidet knytta til eit førebyggande og inkluderande arbeidsmiljø i LDO. Mykje av det systematiske arbeidet som er knytta til personalforvaltning, kan også sjåast igjen i mål- og aktivitetsplanen.

I 2016 har vi bygd vidare på vårt nye, systematiske opplegg for gjennomføring av medarbeidarsamtalar og lønnssamtalar. Vi har som mål å gjennomføre begge samtalane på same tidspunkt for alle medarbeidarane i LDO, medarbeidarsamtalar i februar og lønnssamtalar i første halvdel av september. I tillegg skal alle ha en skriftleg oppfølgings- og utviklingsplan.

Vi har også rutine på at medarbeidarar ved tilbakekomst frå foreldrepermisjon får tilbod om ein medarbeidarsamtale. Dette skal sikre ei likebehandling av medarbeidarar som har vore i permisjonar. Delar av medarbeidarsamtalen vil ta for seg behov for individuell tilrettelegging, og eit eventuelt etterslep når det gjeld lønn.

Det er viktig å ha seniorperspektivet høgt framme i medarbeidaroppfølginga. Ombodet tar hand om seniorperspektivet frå medarbeidar fyller 55 år. Tidlegare blei det gjennomført eigne seniorsamtalar i tillegg til medarbeidarsamtalen. Seniorperspektivet er nå ein integrert del av medarbeidarsamtalane og erfaringa så langt med dette er god.

Tabell 8: Kjønnsbalanse og løn i 2016

 (*Forskjellen mellom totalen i 2016 og 2015 er på heile 11 tilsatte. Orsaka er at tilsette i lovfestet permisjon per 31.12.2015 og personar i hospiteringsoppdrag vart erstatta. Det betyr at både vikarane og dei tilsette som var i permisjon vert medregna.)

Tabellen viser kvinner sin lønn i prosent av menn sin lønn på kvart stillingsnivå per 31. desember 2016. Gjennomsnittleg lønn per år er berekna ut frå heiltidsekvivalentar. Medarbeidarar i permisjon utan lønn er ikkje med i gjennomsnittsberekninga, men inngår i totalen (N). Ombodet får lønn etter leiarlønnstabellen, og er følgeleg heller ikkje med i oversikta, men inngår i totalen.

Medarbeidere i permisjon utan lønn er med i N, men ikkje i gjennomsnittleg berekning av lønn. Ein fagdirektør fungerer som avdelingsleiar. Vedkommande inngår i gruppa avdelingleiar, både i totalen og gjennomsnitt lønn.

Tabell 9: Aktivitets- og rapporteringsplikt i LDO

Ledelseskommentar til årsavslutning i LDO for 2016

Kort om verksemda

Likestillings- og diskrimineringsombodet (LDO) skal fremme likestilling og kjempe mot diskriminering på grunn av kjønn, etnisitet, religion, funksjonsevne, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk og alder. Ombodet handhevar diskrimineringsforboda i lovverket, gir rettleiing og er ein pådrivar for likestilling og mangfald.

Rekneskapet er utarbeidd etter reglane i SRS

Rekneskapet er utarbeidd etter reglane i dei anbefalte statlege rekneskapsstandardane. LDO bekreftar at rekneskapet gir eit dekkanda bilete av verksemdas disponible løyver, rekneskapsførte utgifter, inntekter, eigendelar og gjeld. Det er Riksrevisjonen som reviderar LDO sitt rekneskap. Revisjonsberetninga vil bli å finne på våre heimesider.

Kommentarar til vesentlige endringar i resultat- og balansepostar i forhold til tidlegere periodar

Løyve i 2016 var på 52 856 000 kroner. Det er ein reduksjon på 1 125 000 kroner samanlikna med 2015. Av desse er 50 432 898 inntektsført, jamfør nye reglar for føring av reknskap etter SRS frå 2016.

Vi har ikkje hatt store investeringar i 2016.

LDO har også i 2016 jobba med å møte krava i Digitaliseringsrundskrivet frå regjeringa. Arbeidet har inkludert nytt sakshandsamingssystemet, kor sikker digital postkasse er integrert.

Reisekostnadene viser ei reduksjon på om lag 304 000 samanlikna med 2015. Regnskapet for 2016 med noter er vedlagt årsmeldinga i ein PDF-fil.

28. februar 2017

Hanne Inger Bjurstrøm, likestillings- og diskrimineringsombod