Ofte stilte spørsmål om aktivitets- og redegjørelsesplikten

En arbeidsgiver er en person eller virksomhet som sysselsetter arbeidstakere.  I praksis er arbeidsgiver oftest en juridisk person, for eksempel et aksjeselskap, et ansvarlig selskap, en kommune eller fylkeskommune eller staten.  En arbeidsgiver kan også være en fysisk person.  

Den rettslige rammen for likebehandling og vern mot diskriminering i arbeidslivet finner man i likestillings- og diskrimineringsloven – lovverket ombudet har et særskilt ansvar for å veilede i.   Diskrimineringsvernet er også en viktig del av arbeidsmiljøloven, kapitel 13.  

Aktivitets og redegjørelsesplikten for arbeidsgivere er et viktig virkemiddel for å fremme systematisk og planmessig arbeid for likestilling i arbeidslivet og står beskrevet i § 26 a-d.   Dette skal være et aktivt, planmessig og målrettet arbeid.     

Aktivitet og redegjørelsesplikten ble styrket 1.1.2020. 

Avisinnlegg - Likestilling er blitt business

Alle norske virksomheter er omfattet av den generelle aktivitetsplikten. Uavhengig av størrelse, skal alle norske virksomheter jobbe aktivt, målretta og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering.  Målet er å avdekke de likestillingsutfordringene som finnes i virksomheten og gjøre et aktivt arbeid over tid før det utvikler seg til en konflikt eller klagesak.  

«Alle arbeidsgivere skal, innenfor sin virksomhet, arbeidet aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering på grunn av kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel og adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet og kjønnsuttrykk. Arbeidet skal blant annet omfatte rekruttering, lønns og arbeidsvilkår, forfremmelse, utviklingsmuligheter, tilrettelegging, mulighet for å kombinere arbeid og familieliv og forebygging av trakassering».   

Kap 4, §26, første ledd Likestillings- og diskrimineringsloven 

Er du en offentlig arbeidsgiver, en privat arbeidsgiver med over 50 ansatte, eller hvis en av arbeidslivets parter har krever dette i virksomheter mellom 20 -50 ansatte - slår den konkrete aktivitetsplikten inn.   

Hva betyr dette, rent praktisk for virksomheten?  

Man skal følge den konkrete arbeidsmetoden som står beskrevet i §26 a-d i likestillings og diskrimineringsloven.  

a. Undersøke om det finnes risiko for diskriminering eller andre hindre for likestilling 

Eksempler på dette kan være unødvendige språkkrav i utlysningstekster, bonus som favoriserer et enkelt kjønn eller manglende livsfasepolitikk. 

b. Analysere årsakene til identifiserte risikoer 

Avdekke retningslinjer og rutiner har man har vedrørende utlysningstekster, er det en kultur som hindrer likestilling med tanke på livsfasepolitikk, eksempelvis tilrettelegging av permisjonsutakk og oppfølging av ansatte i permisjon. 

c. Iverksette tiltak som er egnet for å motvirke diskriminering, og bidra til økt likestilling og mangfold i virksomheten 

Tiltak kan være strukturerte lederprosesser som skal ivareta kvinnelig talenter ved lederskifter og ansettelser, tilrettelegge for at ansatte kan kombinere arbeid med familieliv gjennom for eksempel fleksible arbeidstidsordninger, ivareta et godt varslingssystem for å hindre seksuell trakassering  

d. Vurdere resultater etter bokstav a til c 

Alle virksomheter som følger fire-stegsmodellen er også forpliktet til å redegjøre for arbeidet. 

Ja, det må man. Når en av arbeidslivets parter krever det, må virksomheter med mellom 20 og 50 ansatte følge fire-stegs modellen. Hvis tillitsvalgte eller et flertall av de ansatte krever det, skal også disse virksomhetene følge den konkrete arbeidsmetoden.    

Likestillingsarbeidet skal redegjøres for, enten i en årsberetning eller i et annet offentlig tilgjengelig dokument.  Den skriftlige redegjørelsen skal omtale den faktiske tilstanden når det gjelder kjønnslikestilling i virksomheten og følge den konkrete arbeidsmetoden. 

Redegjørelsen skal være en systematisk beskrivelse av forhold som er relevante for å vurdere graden av likestilling mellom kvinner og menn.  

Redegjøre for den faktiske tilstanden når det gjelder kjønnslikestilling i virksomheten. Det er særlig lønns- og andre personalpolitiske forhold som vil være aktuelle.  Dette kan være f.eks. kjønnsoppdelt statistikk over lønnsforhold og en beskrivelse av kjønnsfordelingen på ulike stillingsnivåer.  

Det viktige her er at man som virksomhet rapporterer på måter som gjør at man klarer å fange forholdene i egen virksomhet.  Loven lister en rekke minimumskrav, men virksomheten står alltid fritt til å ekspandere arbeidet sitt utover dette.   

Minimumskrav i denne delen av redegjørelsen er: 

• Kjønnsbalanse (på ulike nivå i virksomheten) 
• Andel deltidsarbeid (fordelt på kvinner og menn) 
• Andel midlertidig ansatte (fordelt på kvinner og menn) 
• Andelen av foreldrepermisjon (fordelt på kvinner og menn) 
• Resultater fra lønnskartlegging (annet hvert år) 
• Resultater fra kartlegging av ufrivillig deltid (annethvert år) 

Av særlig interesse: Lønnskartlegging 

Dette er et område vi får mange spørsmål om.  Forarbeidene i loven gir virksomhetene fem tydelig krav: 

1. Kvantitative data der alle ansatte inkluderes. Inndeling i stillingskategorier.  
2. Sammenligning av gjennomsnittlige forskjeller i lønn mellom kvinner og menn i samme kategori 
3. Synliggjøre samme arbeid og arbeid av lik verdi 
4. Ansatte og tillitsvalgte innflytelse på lønnskategorier/prosess 
5. Dokumenteres og offentliggjøres 

Mange virksomheter spør om hvordan man skal ivareta den enkelte ansattes personvern.  Lite åpenhet og transparens rundt lønn bidrar til å opprettholde utfordringer knyttet til likestilling og likelønn.  Likestillings og diskrimineringsloven §26 gir et gyldig behandlingsgrunnlag for lønnskartlegging og offentliggjøring av lønnsnivå til ansatte på samme nivå. Likevel vil det være nødvendig med minimum fem personer i hver kategori for at man skal kunne offentliggjøre tallene. Hvis det er færre enn fem i hver kategori, må lønnsforskjellene forklares i prosaform.   

I del to av redegjørelsesplikten, skal du som arbeidsgiver dokumentere aktivitetene virksomheten din gjør for å oppfylle aktivitetsplikten.  Dette kan være virksomhetens prinsipper, prosedyrer, standarder og politikk på likestillingsområdet.  

Et eksempel: En medarbeiderundersøkelse som peker på noen risikoområder, f.eks. oppfølging av medarbeider i foreldrepermisjon og konkrete tiltak som automatisk innkalling til lønnssamtale og god dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker om arbeidsoppgaver som gjenopptas når permisjonen er ved veis ende.  Det vil igjen kunne føre til at dette blir en bedriftsintern standardisert oppfølging av medarbeidere i foreldrepermisjon.  

Av personvernhensyn er det kun kjønnslikestilling som skal rapporteres kvantitativt i virksomhetens redegjørelse.  

Redegjørelsen skal offentliggjøres i årsberetning eller annet tilgjengelig offentlig dokument. Første redegjørelsen etter den forsterkede plikten er for regnskapsåret 2020. 

Man skal ikke sende redegjørelsen noe sted. Men redegjørelsen skal realitetsbehandles av styret hvert år.  Styret har gjennom den nye bestemmelsen i §26c sørge for at plikten til aktivt likestillingsarbeid oppfylles i samsvar med loven.  

Redegjørelsen skal gis i årsberetning eller i et annet offentlig dokument.  Dette at denne informasjonen er offentlig for investorer, ansatte, medier og forskningsmiljøer.     

Virksomhetens ansatte og deres representanter, Diskrimineringsnemnda, Likestillings og diskriminering ombudet og forskere har rett til innsyn i resultatene i lønnskartleggingen, også når dataene ikke kan anonymiseres. Får å få tilgang til disse dataene, må det skrive under en taushetserklæring.  

Da vil virksomheten bli bedt om å korrigere eller utdype mangler i redegjørelsen. Ombudet har mandat til å klage inn redegjørelser til nemda  

Likestillings- og diskrimineringsombudet har en veilednings- og oppfølgingsfunksjon når det gjelder ARP.  Vi har etter forarbeidene i loven, en dialogpreget tilnærming i veiledningen, og kan gi anbefalinger.  

Hvis man mistenker brudd på aktivitets og redegjørelse plikten, er det Diskrimineringsnemnda som skal vurdere klagen.  

Kontrollfunksjonen som ombudet har, innebærer at vi kan gjennomføre oppfølgingsbesøk hos virksomhetene. Dersom virksomheten ikke overholder sine forpliktelser, kan Ombudet bringe inn en sak for likestillings og diskrimineringnemnda etter diskrimineringsombudsloven §8.