Aktivitets- og redegjørelsesplikten for arbeidsgivere kan beskrives som virksomhetens HMS-arbeid når det gjelder å fremme likestilling og hindre diskriminering. Den generelle aktivitetsplikten legger opp til at man skal avdekke de likestillingsutfordringene som finnes og gjøre noe med dem før det utvikler seg til en konflikt eller klagesak.
Likestillings- og diskrimineringsombudet har det siste året fått en rekke henvendelser fra arbeidsgivere som er usikre på hvilken ende de skal begynne i under selve redegjørelsen, ettersom lovverket kan oppfattes som stort og krevende å sette seg inn i. Vi har derfor noen tips.
Gjøres i årsberetningen
I disse dager er mange norske virksomheter i gang med innsamling av informasjon til årsberetninger for 2021, som skal fortelle om virksomhetenes utvikling. Sammen med årsregnskapet er det dette som utgjør selskapenes samlede årsrapport.
Det er i denne rapporten virksomheten skal rapportere på hvordan de fremmer likestilling og hindrer diskriminering på arbeidsplassen. Alle offentlige virksomheter, og private virksomheter med mer enn 50 ansatte er omfattet av aktivitets- og redegjørelsesplikten.
Etter at plikten ble styrket i fjor, har mange virksomheter fått økt bevissthet på hva de faktisk skal rapportere på i sin likestillingsredegjørelse. Det er arbeidsgiver som har ansvar for å utarbeide likestillingsredegjørelsen. Redegjørelsen skal gi en beskrivelse av likestillingsarbeidet som er gjort gjennom året i samarbeid med ansattes representanter.
Til syvende og sist styrene som godkjenner årsrapporten med likestillingsredegjørelsen og står til ansvar for hva som er rapportert om.
– Vi pleier å si at det er lurt å sjekke Bufdirs mal for redegjørelse. Denne fiktive likestillingsredegjørelsen gir en god innføring i hva som faktisk er krav til hvilke elementer som skal med i en redegjørelse sier Ann-Helen Rykkje Hopland, seniorrådgiver i arbeidslivsgruppa i ombudets veiledningsavdeling.
En av virksomhetene som tok kontakt med Likestilling og diskrimineringsombudet i 2020 var infrastrukturselskapet Mesta. De var i oppstartsfasen av ARP-arbeidet sitt.
I videoen under deler organisasjonssjef Metha Leonardsen hvordan Mesta jobbet. Du kan også se hvordan Mesta har løst oppgaven med aktivitets- og redegjørelsesplikten på side 23 i sin nyeste årsrapport.
Hvilke elementer skal med?
Når du har fått en oversikt i Bufdirs mal, blir det neste steget å vite konkret hvilke elementer som skal med. Da er det viktig å vite at redegjørelsen er todelt.
Den ene delen handler om statistikk som skal hentes ut om virksomheten og deres ansatte. Merk at det er kun gis anledning til å rapportere på kjønn i statistikkdelen av redegjørelsen.
Du skal som arbeidsgiver vise til konkrete tall på kjønnsbalanse, og kjønnsdelte tall for midlertidighet, deltid og uttak av foreldrepermisjon.
Lønnskartlegging
Annethvert år skal virksomhetene som er omfattet av plikten også gjennomføre en lønnskartlegging. Hvis du ikke gjorde det i fjor, så begynner du å få dårlig tid til å rekke å gjennomføre det i år.
Her må arbeidsgiver og ansatte gå gjennom hvilke stillinger i virksomheten som utfører arbeid av lik verdi. Resultatet fra lønnskartleggingen skal med i likestillingsredegjørelsen.
– Vi ser at lønnskartleggingen ofte er den største jobben virksomhetene må gjøre nå i år. Vi holder egne kurs i lønnskartlegging og inne på våre nettsider finner dere mer info om hvordan dette skal gjøres. I høst tilbyr ombudet digitale kurs om hvordan denne kan gjennomføres.
Få oversikt over tiltak
Den andre delen handler om hva gjør du som arbeidsgiver for å oppfylle kriterier om å fremme likestilling og hindre diskriminering på din arbeidsplass.
Her skal du skal som arbeidsgiver vise til hvordan du har jobbet etter den konkrete arbeidsmetoden i loven. Det vil si: hvordan har du jobbet for å ivareta diskrimineringsgrunnlagene på de ulike personalpolitiske områdene i loven? Hvilke rutiner eller planer har dere når det gjelder likestillingstiltak?
Dette kan være alt fra små til store tiltak. Noen har for eksempel gått igjennom hvordan de ordlegger seg i stillingsutlysningene, dobbeltsjekket at spørsmålene som stilles på jobbintervjuene ikke virker ekskluderende, eller sett til at arbeidslokalene er tilstrekkelig tilgjengelige og universelt utformet.
– Likestillings- og mangfoldsarbeidet skal ivaretas uavhengig av hvem som er ansatt i virksomheten til enhver tid. Derfor er en grundig redegjørelse viktig. Den skal nemlig fungere som et slags oppslagsverk for likestillingsarbeidet i egen virksomhet og bli en del av virksomhetens DNA, sier Hopland.
Ingen fasit på lengde
Mange lurer på formatet til redegjørelsen. Hvordan skal den se ut og hvor lang må den være?
– Det er ingen fasit på hvor lang den skal være. Men det skal poengteres at det kreves mer av større virksomheter i rapporteringen. Hovedpoenget er bare at du som arbeidsgiver får vist frem hvordan virksomheten har jobbet med å fremme likestilling og hindret diskriminering det siste året og hva planene er for dette arbeidet i tiden som kommer, sier Hopland.