Hva må jeg gjøre for å oppfylle plikten?

Når du skal gjøre en situasjonsanalyse skal dere sammenligne dagens situasjon med en idealsituasjon. Idealsituasjonen er den som er beskrevet i virksomhetens prinsipper, prosedyrer og standarder. Det første dere må gjøre er derfor å få en oversikt over dagens situasjon.  

a) Få oversikt over hva arbeidet i deres virksomhet går ut på 

Det kan være vanskelig å vite hvor man skal begynne. Det kan kanskje virke banalt, men et godt sted å starte kan være å få en oversikt over hva din virksomhet faktisk holder på med. Med dette sikter vi ikke til deres overordnede mandat, men heller de ulike oppgavene og gjøremålene som utføres i alle avdelingene i deres virksomhet. Eksempler kan være: saksbehandling, veiledning til enkeltindivider, arrangere eksterne seminarer, publisere informasjon på virksomhetens hjemmesider, utforme driftsbudsjett, utføre kontroll, med mer. 

Det er også hensiktsmessig å identifisere hvilke arenaer/kanaler/verktøy dere jobber i. Dette vil gjøre det lettere å vurdere om mulige barrierer kan skyldes de strukturelle rammene for arbeidet. 

b) Kartlegg deres retningslinjer, standarder og prinsipper 

Nå har dere identifisert arbeidet og aktivitetene i deres virksomhet. Det er nå på tide å se om dere har noen nedfelte retningslinjer, standarder eller prinsipper knyttet til disse. Eksempler på dette kan være interne rutiner, sjekklister, håndbøker, serviceerklæring, andre interne dokumenter. Det kan også være relevant å se på intern praksis dersom dette ikke finnes skriftliggjort. En rask gjennomgang av deres retningslinjer og rutiner, vil kunne tydeliggjøre deres ambisjoner for kvaliteten på arbeidet deres, og hva dere foreløpig ikke har klare retningslinjer for. Vi anbefaler at dere skriftliggjør deres standarder. Har dere ikke gjort dette ennå, er nå et godt tidspunkt å starte.  

c) Utvikle standardene med tydelig likestillingsperspektiv 

Når dere har kartlagt hvilke standarder dere har for arbeidet deres, skal dere vurdere om standardene vil ivareta behovene til hele befolkningen og sikre likestilling. Med likestilling menes likeverd, like muligheter og like rettigheter. Likestilling forutsetter tilgjengelighet og tilrettelegging.  

Det kan det være nyttig å reflektere rundt følgende:  

• Bidrar standardene til å sikre likeverd, like muligheter og like rettigheter for hele befolkningen?  

• Tar deres standarder utgangspunkt i klare målsettinger og prinsipper som definerer likestillingsambisjonene for arbeidet deres? 

Eksempler:  

• Tar deres standarder utgangspunkt i klare målsettinger og prinsipper som definerer likestillingsambisjonene for arbeidet deres? 
• Eksempler:  

De nedfelte målsettingene, standardene og prinsippene som berører likestillingsambisjonene for deres arbeid utgjør til sammen det som kan kalles deres «likestillingspolicy». Det er ikke krav om at disse må samles i et dokument. Samtidig opplever noen virksomheter at det er hensiktsmessig å samle disse på ett sted. Det kan gjøre det lettere å finne frem og holde oversikt.  

Klikk her for å se et eksempel på en likestillingspolicy (på engelsk): https://www.ombudsman.org.uk/sites/default/files/Equality_and_diversity_policy.pdf 

d) Identifiser forbedringspotensiale og mulige barrierer 

Nå har du fått en oversikt over aktivitetene som utgjør deres virksomhet, og kartlagt eller utviklet standardene som dere jobber ut ifra. Med utgangspunkt i dette er det nå mulig å se om det kan være risiko for at enkelte grupper ikke vil oppleve virksomhetens arbeid på en likeverdig måte. Nå skal dere vurdere om det kan være barrierer for enkelte grupper som dere kan minimere. 

Lovens forarbeider slår fast at alle offentlige virksomheter skal gjennomføre en situasjonsanalyse for å kunne si noe om mulige barrierer til likestilling som virksomheten kan påvirke. 

Et eksempel på dette kan være slik: Dere har målsetningen «Våre lokaler skal være tilgjengelige for hele befolkningen». Dere har fått klager fra rullestolbrukere at de ikke klarer å komme inn uten assistanse på grunn av en helning foran døren. 

I dette eksempelet er det et gap mellom målsetningen og virkeligheten befolkningen opplever i møte med dere.  

Det finnes mange kilder til kunnskap når det gjelder barrierer. 

Eksempler på opplysninger som kan være relevante er 

• statistikk over befolkningssammensetningen  
• oversikt over innbyggere med ulike bakgrunner som kan være målgruppe for deres arbeid 
• tall/oversikt over hvem som faktisk bruker deres tjenester 
• klager dere har mottatt 
• Brukerundersøkelser 
• Brukerutvalg / rådgivende utvalg i deres virksomhet  
• Interne diskusjonsfora 

Noen årsaker til barrierer er enkle å finne frem til. Andre kan være litt vanskeligere å identifisere. Dialog og tilbakemelding fra de det gjelder gir viktig kunnskap om hvorfor ting oppleves slik de gjør. Enkelte lover legger opp til medvirkning og innbyggerinvolvering. Det vil være naturlig å dele situasjonsanalysen med de organene som er opprettet for å ivareta krav til medvirkning, slik at dere kan få hjelp til å identifisere årsaker i samråd med de personene som påvirkes av myndighetsutøvelsen deres. Forskning kan være en annen kilde til kunnskap om årsaker.  

Vi er kjent med at dette har blitt gjort på ulike måter. Eksempler: 

Et direktorat har gjennomført samlinger med representanter fra ulike grupper for å få innsikt i hvordan disse opplever direktoratets arbeid. 

En etat har opprettet interne dialogfora der ansatte får utvekslet erfaringer om hvordan tjenestene kan bli mer tilgjengelige. 

Et tvisteløsningsorgan har gjennomført en intern workshop der de har kartlagt sine aktiviteter og identifisert barrierer som kan oppstå for ulike grunnlag. 

Der virkeligheten avviker fra idealene og målsetningene dere har skissert i deres likestillingspolicy, er det nødvendig å vurdere årsakene bak, og om gapet kan lukkes ved å sette inn målrettede tiltak. Loven gir ingen fasit når det gjelder hvilke tiltak som skal iverksettes – det er opp til virksomheten selv å vurdere hva som trengs i den konkrete situasjonen.  

Det kan være hensiktsmessig å begynne med å se om dere allerede har tiltak som svarer til utfordringen. Det kan være nyttig å se hvordan andre virksomheter løser lignende utfordringer. LDO kan også kontaktes for veiledning.  

Det er avgjørende for dette arbeidet at dere i ettertid kan evaluere hvorvidt tiltakene har vært effektive eller ikke. Vi anbefaler at dere identifiserer konkrete delmål for tiltakene som skal iverksettes, og at det settes frister for arbeidet. Konkrete personer bør tildeles ansvar for tiltakene og en i ledelsen bør utpekes som ‘eier’ for hvert tiltak, slik at den ansvarlige har noen å diskutere fremdriften med. 

Eksempel på en god målformulering: ‘Vi har som mål at alle som møter virksomheten skal oppleve at de blir behandlet med respekt.’ Formuleringen er god fordi den oppgir et ønsket resultat som er kvantifiserbart. Hvis ikke «alle» opplever å bli behandlet med respekt, har dere ikke oppnådd målet. Dette kan for eksempel måles med en brukerundersøkelse. 

Det kan være nødvendig å prioritere 

LOS-plikten innebærer at offentlige virksomheter skal jobbe for likestilling og mot diskriminering i hele sin virksomhet for samtlige grunnlag. Selv om dette er en viktig målsetning, er det nødvendig å innse at det ikke alltid vil være mulig å løse alle utfordringer på samme tid.  

Etter at virksomheten har gjennomført en situasjonsanalyse, identifisert mulige barrierer og deres årsaker, samt identifisert egnede tiltak, kan det likevel være nødvendig å prioritere noen tiltak fremfor andre. Alternativt kan man jobbe på flere områder over lengre tid.  

Det finnes ingen fasit for hvordan en virksomhet skal prioritere arbeidet med å bygge ned barrierer. En mulighet er å forankre hva som skal prioriteres med berørte parter. Prioriteringene man har gjort, bør beskrives i likestillingsredegjørelsen. På den måten ser interessenter at det er en gjennomtenkt grunn til at noe eventuelt har blitt nedprioritert. Redegjørelsen skal også si noe om deres forventninger for arbeidet fremover.  

Evaluering av tiltak 

Evaluering av tiltak som dere har igangsatt er viktig. Uten evaluering er det vanskelig, om ikke umulig, å vite om tiltak er effektive og bidrar til å oppnå målene dere ønsker å oppnå.  

Evaluering av tiltak krever at dere sammenligner effekten av tiltakene opp mot målene og delmålene dere har identifisert. Det er her man ser viktigheten av gode målformuleringer (se mer om dette i punkt 3).  

Det er viktig at dere bruker målformuleringene når dere for eksempel skal utarbeide brukerundersøkelser eller intern statistikk. La oss se nærmere på eksempelet fra punkt tre. Dere har målformuleringen: ‘‘Vi har som mål at alle som møter virksomheten skal oppleve at de blir behandlet med respekt". Effekten av tiltaket kan måles gjennom en brukerundersøkelse, ved å stille spørsmålet ‘Opplevde du å bli møtt med respekt i møte med virksomheten?’  

Mottatte klager eller andre tilbakemeldinger kan også brukes som grunnlag for å vurdere effektiviteten av tiltak. 

Du skal redegjøre for arbeidet. Klikk her for å lese mer om hvordan du går frem.