Tiltak 3 - Rutiner for håndtering

Ansatte skal alltid si ifra når de opplever uønsket seksuell oppmerksomhet og krenkende oppførsel enten den kommer fra kunder, gjester, brukere, kollegaer eller leder. Alle ansatte som observerer eller kjenner til trakassering har plikt til å varsle arbeidsgiver eller verneombud. Hvis leder er problemet, skal overordnet leder varsles.

Ansatte kan også kontakte bedriftshelsetjenesten, Arbeidstilsynet eller Likestillings – og diskrimineringsombudet for råd og veiledning.

Lenker til Arbeidstilsynet og Likestillings- og diskrimineringsombudet:

• Kontakt LDO 
• Kontakt Arbeidstilsynet 

Ledere er forpliktet til å undersøke påstand om trakassering på arbeidsplassen og skal reagere umiddelbart.

Trakassering fra kunder, gjester eller brukere

Det skal alltid være en ansvarlig tilstede som har myndighet til å påtale uønsket oppførsel og sikre at oppførselen får konsekvenser for gjester som ikke følger pålegg. I tillegg bør alle slike episoder rapporteres for mulig oppfølging i ettertid.

Trakassering mellom ansatte

Når det gjelder påstand om trakassering mellom ansatte er det viktig at lederen som håndterer saken ikke er involvert på noen måte. Det skal gjennomføres egne møter med partene for å få fram fakta og deres opplevelse. Både den som har varslet og den som har blitt anklaget for trakassering har rett til å bli hørt og til å legge frem sin versjon av saken. Partene har rett til å forklare seg uten at den andre parten er tilstede. Begge bør oppfordres til å ta med seg en tillitsperson (verneombud, tillitsvalgt eller kollega) og det skal skrives referat fra møtet. Det skal ikke konkluderes før begge partene og eventuelle vitner har forklart seg (kontradiksjonsprinsippet).

Varsling er å si fra om noe man oppfatter som kritikkverdig, til noen som har mulighet til å gjøre noe med forholdet. Målet med gode rutiner for håndtering er at det skal være trygt å varsle og at kritikkverdige forhold opphører. Det skal ikke få negative konsekvenser for ansatte å varsle om trakassering. Det samme gjelder for vitner. Forbudet mot gjengjeldelse er lovregulert i arbeidsmiljøloven § 2 A-2 og likestillings- og diskrimineringsloven § 14.

For å hindre at saken utvikler seg videre negativt, er det viktig å følge opp de involverte. Alle saker må dokumenteres i virksomhetens personal- og helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) og det må vurderes om det er behov for å styrke rutiner for forebygging eller håndtering av trakassering.

Den som opplever seg trakassert kan bruke en av følgende fremgangsmåter.

• Rette skriftlig eller muntlig varsel til nærmeste leder. Dersom nærmeste leder er påstått part i saken, rettes varselet til nærmeste leder sin leder.
• Rette skriftlig eller muntlig varsel til verneombud eller tillitsvalgt som deretter tar saken videre opp med leder.
• Dersom det oppleves vanskelig å melde til ledere, kan varselet meldes til HR avdelingen.
• Den som opplever seg trakassert kan også søke råd hos bedriftshelsetjenesten

Dersom en leder kjenner til oppførsel som virker trakasserende, får lederen en handlingsplikt og må håndtere saken som om det foreligger et varsel fra en medarbeider.

NB! Muntlige henvendelser må nedtegnes, og den som varsler muntlig vil senere bli bedt om å skrive ned hendelsen med egne ord.

Møte med varsler

• En leder som blir gjort oppmerksom på at en medarbeider opplever seg trakassert, må ta saken på alvor.
• Orienter om at varsler vil bli innkalt til et møte senest innen en uke. Hensikten er å få klarhet i varslers påstander. Orienter samtidig om at varsler kan ta med seg en tillitsperson i møtet.
• Møtet bør starte med at arbeidsgiver setter en ramme for møtet. Forklar at du som arbeidsgiver har taushetsplikt om den informasjonen du får, men at du som arbeidsgiver får en handlingsplikt hvis du får kunnskap om trakassering som kan true et forsvarlig arbeidsmiljø. Arbeidsgiver plikter i et slikt tilfelle å gjenopprette et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.
• Dersom saken gjelder to ansatte, må du ivareta rettssikkerheten til begge parter. For det første må saken behandles av en person som er objektiv. For det andre må kontradiksjonsprinsippet følges. Det betyr at begge parter har rett til å gi sin versjon og få innsyn i den andre partens versjon av saken.
• Arbeidsgiver plikter å behandle saken konfidensielt. Som arbeidsgiver kan man også forvente at de involverte av hensyn til lojalitetsplikten ikke bidrar til en eskalering av saken.
• I møtet ber du varsler gi sin versjon av hendelsen og hvordan det opplevdes.
• Etterspør om det var vitner tilstede, eventuelt om det foreligger andre bevis som kan underbygge påstandene om trakassering.
• På bakgrunn av varslingen og det som kommer frem i utredningen av saken må leder gjøre en objektiv vurdering av varslingens alvorlighetsgrad.
• Forklar deretter videre fremgangsmåte for varsler, som at den som påstås å ha trakassert må konfronteres med påstandene. (Kontradiksjonsprinsippet)
• Leder må skrive referat fra møtet. Referatet skal inneholde følgende:

1. Hva har faktisk skjedd?
2. Når skjedde det?
3. I hvilken sammenheng?
4. Var det flere personer tilstede, og hvem var det?
5. Hvordan opplevde varsler det?
6. Sa du ifra til vedkommende som trakasserte deg eller andre i situasjonen?

Forventningsavklaring med varsler:

1. Hva ønsker varsler på bakgrunn av varslet?
2. Hva kan arbeidsgiver gjøre for varsler mens saken pågår?

Møte med den som påstås å ha trakassert

• Innen en uke skal leder foreta et møte med den som påstås å ha trakassert. Hensikten er å få motpartens versjon av saken. Orienter om at motpart kan ha med seg en tillitsperson.
• Vedkommende har rett til å få vite hvem som har fremmet påstandene, samt hvilke(n) hendelse(r) varselet er basert på.
• Leder må skrive referat fra møtet, referatet skal inneholde følgende:

1. Hva er din versjon av det som ble varslet?
2. I hvilken sammenheng skjedde det?
3. Var det flere personer tilstede?
4. Hvordan opplevde du de påståtte hendelsene?
5. Hvis det er enighet om at hendelsene har skjedd:
6. Forstod du at varsler opplevde det som ubehagelig, krenkende?

• Leder må forklare videre fremgangsmåte.

Videre håndtering

• Etter avholdt samtaler med begge parter, må leder vurdere å søke råd hos sin nærmeste leder og/eller bedriftshelsetjenesten (BHT).
• Dersom parten(e) har oppgitt vitner, bør de innkalles til samtaler for å avklare om de har vært vitne til påståtte hendelser. Leder må skrive referat.
• Hvis partene skal gå i dialog, bør det være fordi den som har varslet har ønsket det.

Tidsperspektiv

• Ledere skal komme fram til en løsning uten unødvendig opphold.
• Orienter begge parter om tidsperspektivet

Leder skal etter gjennomførte og avsluttende undersøkelser vurdere saken og konkludere om det har forekommet trakassering. Mulige utfall kan være:

• At det ikke er hold i varslet/påstanden og saken erklæres som avsluttet.
• At den som har varslet er utsatt for trakassering.

Leder må da vurdere å gi en forholdsmessig reaksjon, som kan være:

• Skriftlig advarsel – det bør stå tydelig i advarselen hva som vil bli konsekvensen hvis trakassering gjentar seg
• Fratakelse av ansvar
• Omplassering
• Oppsigelse
• Avskjed

Ved oppsigelse og avskjed gjelder alminnelige saklighetskrav etter arbeidsmiljølovens regler om oppsigelse og avskjed i kapittel 15.

Dersom arbeidsgiver mener at trakasseringen er så alvorlig at den kan rammes av straffeloven. Må arbeidsgiver vurdere å politianmelde saken.

• Arbeidsgivers reaksjon skal være forholdsmessig ut fra trakasseringens alvorlighetsgrad.
• Reaksjon og begrunnelse skal nedtegnes skriftlig og sendes til begge parter.

• Uansett hva utfallet av saken har blitt, skal det lages en oppfølgingsplan for begge parter.
• Leder må sikre at oppfølgingsplanen gjennomføres.
• Leder bør i samtale med involverte parter vurdere om det er behov for endringer i arbeidsforholdet for å ivareta et godt arbeidsmiljø.
• Leder må vurdere om saken skal føre til styrking av rutiner i det systematiske HMS arbeidet for å hindre tilsvarende hendelser.
• Alle trakasseringssaker må dokumenteres i virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS).